Seguros Confianza S.A., con domicilio principal en la calle 82 No. 11-37 piso 7 de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono 7457777 y correo electrónico centrodecontacto@confianza.com.co, adopta la siguiente política de tratamiento de la información, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en la normatividad que la reglamenta.
1. OBJETO
Cumplir con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la normatividad que la reglamenta, por medio de la cual se dictan disposiciones para tutelar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que Seguros Confianza S.A gestione.
2. ALCANCE
Esta política aplica a los datos personales que reposan en bases de datos y/o archivos que se encuentren en poder de Seguros Confianza S.A como Responsable del Tratamiento de Datos Personales o cualquiera de sus Encargados de Tratamiento de Datos Personales.
Se exceptúan de este alcance, los siguientes casos, de acuerdo con lo establecido por el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012:
a) Bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
b) Bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
c) Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
d) Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
e) Bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
f) Bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
3. FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Seguros Confianza S.A., como responsable del tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos y/o archivos que gestiona, realizará la recolección, almacenamiento, uso, circulación y administración de los mismos, con las siguientes:
Finalidades asociadas a Tomadores, Beneficiarios Asegurados y Afianzados
- El trámite de mi solicitud de vinculación como consumidor financiero, deudor, contraparte contractual y/o proveedor.
- El proceso de negociación de contratos con LA ASEGURADORA, incluyendo la determinación de primas y la selección de riesgos.
- La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebre.
- El control y la prevención del fraude.
- La liquidación y pago de siniestros.
- Todo lo que involucre la gestión integral del seguro contratado.
- Controlar el cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral.
- Envío de información financiera de sujetos de tributación en los Estados Unidos al Internal Revenue Service (IRS), en los términos del Foreing Account Tax Compliance Act (FATCA).
- Intercambio de información tributaria en virtud de tratados y acuerdos internacionales suscritos por Colombia.
- La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
- La elaboración de estudios técnico-actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios de técnica aseguradora.
- Responder requerimientos oficiales de Autoridades tanto a nivel nacional como internacional, con el fin de cumplir con obligaciones derivadas de leyes o tratados internacionales.
- Finalidades asociadas a Intermediarios de Seguros y Proveedores
- La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
- Identificación, verificación y contacto.
- Facturación y pago de comisiones/por suministro de productos o prestaciones de servicios.
- Para todos los fines vinculados con la relación comercial o jurídica/contractual.
- Realización de pagos, ya sea a través de títulos de crédito o vía transferencia electrónica.
- Clasificación de los datos en la contabilidad de la empresa en los rubros de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- Elaboración de expedientes administrativos de control interno.
- Finalidades asociadas a Solicitantes de Vacantes y Empleados
Consultas asociadas al control y la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Estudios para el reclutamiento y selección, incluyendo pruebas psicotécnicas, verificación de referencias personales, laborales, visitas domiciliarias, verificación de información educativa y consulta de antecedentes penales disciplinarios.
Participación en actividades asociadas a bienestar y salud ocupacional y el plan de atención de emergencias y capacitación.
Permanente actualización de la historia laboral a través de los mecanismos que defina la compañía.
Opcionalmente, para publicación de fotografías y otros datos de identificación del Empleado y/o familiares, incluidos niños, niñas y adolescentes en los medios de comunicación interna.
Así mismo, sus datos personales podrían ser utilizados para promoción y mercadeo de productos y servicios, realizar evaluaciones periódicas de nuestros productos y servicios a efecto de mejorar la calidad de los mismos, notificarle sobre nuevos servicios o productos que tengan relación con los ya contratados o adquiridos, boletines y comunicados sobre Confianza S.A.
Nota: otras finalidades podrán ser presentadas al Titular de los datos personales en el momento de la recolección de los mismos, mediante el Aviso de Privacidad.
4. TRANSFERENCIA NACIONAL/INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Para las finalidades mencionadas en el numeral 3 y cuando sea necesario, sus datos personales podrán ser transferidos a matrices, filiales, socios comerciales, asociaciones, instituciones, organizaciones o entidades relacionadas con el sector asegurador, para efectos de prevención de delitos y selección de riesgos, incluyendo los ubicados en terceros países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos, cumpliendo con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, en especial con nuestro socio mayoritario Grupo Swiss Re y con autoridades que así lo requieran, tanto a nivel nacional como internacional. Esto con el único fin de cumplir con obligaciones derivadas de leyes o tratados internacionales, o bien por cumplimiento de requerimientos oficiales.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Confianza S.A., en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Confianza S.A., en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por Confianza S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TITULARES DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Único 1074 de 2015, que reglamenta la Ley 1581 de 2012, los derechos de los Titulares de datos personales podrán ser ejercidos por las siguientes personas: i) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que SEGUROS CONFIANZA S.A. le ponga a disposición. ii) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. iii) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. iv) Por estipulación a favor de otro o para otro. v) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
7. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
7.1 DEPENDENCIAS RESPONSABLES
SEGUROS CONFIANZA S.A., a través de su centro de contacto y de acuerdo con el procedimiento interno vigente, atenderá todas las peticiones, consultas y reclamos del Titular de la información para que pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales y/o revocar la autorización conferida a SEGUROS CONFIANZA S.A. para el tratamiento de los mismos. Por su parte, el Oficial de Protección de Datos Personales realizará seguimiento periódico a la atención y respuesta efectuada a tales requerimientos.
7.2 CONSULTA DE DATOS PERSONALES
Los Titulares o sus causahabientes, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos y/o archivo en poder de SEGUROS CONFIANZA S.A., haciendo uso de los siguientes canales:
Correo electrónico: centrodecontacto@confianza.com.co
Buzones ubicados en Sucursales.
Líneas de Contacto:
o Bogotá: 745 7777
o Medellín: 604 0465
o Bucaramanga: 697 2111
o Cali: 489 4111
o Barranquilla: 385 1555
Formulario de servicio al cliente de la página web www.confianza.com.co.
SEGUROS CONFIANZA S.A. debe suministrar al solicitante toda la información que repose en sus bases de datos y/o archivos y que esté vinculada con la identificación del Titular, previa verificación de su identidad, para lo cual el solicitante deberá suministrar la documentación requerida que acredite su calidad.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, la consulta de datos personales será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Así mismo, las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
7.3 ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
Los derechos de rectificación, actualización o supresión de datos personales únicamente se podrán ejercer por:
El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe contener, como mínimo, la siguiente información:
El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Nota: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
Así mismo, el Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a SEGUROS CONFIANZA S.A. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SEGUROS CONFIANZA S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y SEGUROS CONFIANZA S.A. puede negar el ejercicio del mismo, cuando:
El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales, SEGUROS CONFIANZA S.A. realizará operativamente la supresión, de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
En concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante SEGUROS CONFIANZA S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SEGUROS CONFIANZA S.A., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga ""reclamo en trámite"" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Nota: de conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SEGUROS CONFIANZA S.A.
Los reclamos anteriormente descritos se podrán realizar a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: centrodecontacto@confianza.com.co
Buzones ubicados en Sucursales.
Líneas de Contacto:
o Bogotá: 745 7777
o Medellín: 604 0465
o Bucaramanga: 697 2111
o Cali: 489 4111
o Barranquilla: 385 1555
Formulario de servicio al cliente de la página web www.confianza.com.co.
7.4 REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que SEGUROS CONFIANZA S.A. deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que SEGUROS CONFIANZA S.A., de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.
Habrá casos en que la autorización, por su carácter necesario en la relación entre Titular y SEGUROS CONFIANZA S.A. por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal, no podrá ser revocada.
El procedimiento y los canales para la revocación de la autorización será el mismo contemplado en el numeral 7.3 de esta política.
8. CONSIDERACIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En cumplimiento del artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:
Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Así mismo, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, SEGUROS CONFIANZA S.A. realizará tratamiento de datos clasificados como sensibles sólo cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Nuestra base de datos personales estará vigente durante el tiempo en que la Compañía Confianza S.A., ejerza las actividades propias de su objeto social y las actualizaciones en cuanto a los datos personales contenidos en la misma se realizarán de acuerdo a manifestación expresa de los Consumidores Financieros.
Control de Versiones
Versión No. 1 28/05/2013
Versión No. 2 – Se amplían las finalidades de tratamiento y se detallan los procedimientos y canales para la consulta, reclamo y revocación de autorización del tratamiento de información personal. Se menciona el tratamiento de datos personales sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes. Entra en vigencia desde el 06/07/2016
